Rok 2018 jest szczególny ze względu na ilość zmian w prowadzeniu firmy.
Poniżej przedstawiamy zmiany obowiązujące przedsiębiorców w 2018 r.
Jednolity Plik Kontrolny
Od stycznia 2018 r. wszystkie firmy, również jednoosobowe, muszą gromadzić i przesyłać fiskusowi dane ze swoich systemów księgowych w formie pliku w formacie XML według z góry ustalonego schematu i struktury ( Jednolity Plik Kontrolny (JPK)). Od połowy 2016 r. tym obowiązkiem objęte były większe firmy.
To maksymalnie siedem rodzajów plików, bo nie każda firma musi generować wszystkie. Dotyczą one danych z ksiąg rachunkowych (plik JPK_KR), wyciągów bankowych (JPK_WB), stanu magazynu (JPK_MAG), podatkowej księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencji przychodów (JPK_EWP) oraz faktur VAT (JPK_FA) i ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT). Przykładowo plik JPK_FA jest odzwierciedleniem konkretnych faktur podatnika, tylko dane zapisane są w innej formie. W takim pliku powinny się znaleźć m.in.: numery faktur, identyfikacja kontrahenta i wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne stawki podatkowe i linie faktur. Od stycznia 2018 r. plik JPK_VAT będą przesyłane co miesiąc przez wszystkie firmy. To oznacza, że pierwszą paczkę danych za styczeń firmy będą musiały przesłać w lutym 2018 r. Pozostałe pliki firmy będą musiały przesłać na żądanie fiskusa od lipca 2018 r. Pliki JPK właściciel firmy może przygotować i wysyłać samodzielnie. W internecie można znaleźć wiele firm oferujących programy pozwalające odpowiednio przygotować dane do wysyłki. Mniej zmartwień będą mieli przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biur księgowych, bo to one zajmą się ich selekcją, zamianą w JPK i wysyłaniem. W związku z nowym obowiązkiem firmy muszą liczyć się jednak ze wzrostem cen usług księgowych.
RODO, czyli dane osobowe po nowemu
Nowe zasady przetwarzania danych osobowych wejdą w życie 25 maja 2018 r. Chodzi o Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, w skrócie RODO. Zmiany dotkną wszystkich przedsiębiorców – zarówno zakład fryzjerski, który przechowuje numery telefonów swoich klientów, jak i bank czy firmę telekomunikacyjną obsługującą kilka milionów klientów. Zmiany obejmą nie tylko firmy, ale wszystkie instytucje (np. spółdzielnie, szpitale, instytucje rządowe), które obracają danymi osobowymi.
Celem nowych regulacji jest zwiększenie kontroli nad gromadzonymi danymi oraz zabezpieczenie ich przed wyciekiem. RODO nie jest listą konkretnych procedur, które firmy muszą wdrożyć. Ich liczba zależeć będzie od struktury danej firmy, rodzaju i liczby gromadzonych danych osobowych.
Każda firma powinna zacząć od inwentaryzacji swoich baz danych, bo 25 maja 2018r. powinna być gotowa, by poinformować wszystkie osoby, których dane przechowuje, o tym, jakie to dane i w jakim celu przechowuje, czy np. udostępnia je innym podmiotom. Musi też poinformować o tym, kto w firmie jest odpowiedzialny za ochronę danych, i o prawie złożenia skargi do Głównego Inspektora Danych Osobowych. Firmy będą także musiały sprawdzić, do jakich celów klient wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda wydana np. w ramach jednej usługi nie może być wykorzystywana szerzej, np. do celów marketingowych czy przekazywania ich innym podmiotom. Kolejnym wyzwaniem będzie wypracowanie w firmie procedur dotyczących bezpieczeństwa i przepływu danych osobowych oraz dostosowania do nich systemów informatycznych. RODO zostawia firmom wolną rękę w kwestii sposobu zabezpieczenia danych przed wyciekiem. Mają być adekwatne do zagrożenia. A gdy do wycieku dojdzie, firma musi poinformować klientów i organ nadzorczy w ciągu 72 godzin od jego wykrycia. Nie warto lekceważyć nowych obowiązków. Przedsiębiorca, który nie dopełni obowiązków informacyjnych czy nie zabezpieczy odpowiednio danych osobowych klientów, grozi kara w wysokości 4 proc. rocznych obrotów lub 20 mln euro.
Jeden rachunek w ZUS
Od 2018 r. wchodzą w życie rewolucyjne zmiany w rozliczeniach z ZUS. Wzrosną składki na ZUS, ponieważ oblicza się je na podstawie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W roku 2018 przedsiębiorcy płacić będą miesięcznie 520,36 zł składki emerytalnej, 213,26 zł rentowej, 65,31 zł chorobowej i 65,31 zł na Fundusz Pracy. Razem: 912,22 zł bez składki . Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne znana będzie w II połowie stycznia 2018r.
Dodatkowo do tej pory każdy rodzaj składki firmy wpłacały na odrębny rachunek. Od stycznia jest to tylko jedno konto, a podziałem składek zajmie się ZUS. Informację o nowym rachunku ZUS wysyła przedsiębiorcom listem poleconym. Jeśli ktoś go jeszcze nie otrzymał, może sprawdzić swój rachunek składkowy na stronie www.eskladka.pl. Po wpisaniu NIP i np. numeru PESEL pojawi się numer rachunku. To ułatwienie, bo przedsiębiorca zamiast trzech lub czterech przelewów będzie musiał wykonać tylko jeden. Jednak to też pułapka. Wpłacona kwota w pierwszej kolejności pójdzie na uregulowanie należności wobec ZUS, o których przedsiębiorca może nie wiedzieć. Może się okazać, że nieświadomie zostanie pozbawiony np. prawa do ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego warto sprawdzić, czy w ZUS nie mamy zaległości.
Niektóre nowe zasady rozliczania się z ZUS reguluje tzw. konstytucja biznesu. To pakiet zmian w kilku ustawach, które mają wejść w życie w marcu 2018 r. Pojawi się m.in. ulga na start. Rozpoczynający działalność przedsiębiorca przez pierwsze pół roku nie będzie musiał płacić składek na ubezpieczenie społeczne. Następnie przez dwa lata będzie mógł płacić składki na preferencyjnych warunkach, czyli tak jak obecnie.
Pojawi się też nowa forma prowadzenia biznesu, tzw. działalność nierejestrowana. Będą mogły z niej korzystać osoby fizyczne, które nie prowadziły działalności gospodarczej w ostatnich pięciu latach i których dochody nie przekraczają połowy minimalnego wynagrodzenia (od stycznia 1050 zł). Będą one zwolnione np. z obowiązku płacenia składek na ZUS. “Konstytucja biznesu” przewiduje także, że zniknie REGON. Jedynym identyfikatorem przedsiębiorcy stanie się NIP.
“Split payment”, czyli podzielić fakturę
Od 1 lipca 2018 r. zmieni się sposób płatności i rozliczeń podatku VAT. Pojawi się tzw. split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności. Ma on zapewnić większą stabilność wpływów z tytułu podatku VAT. Stosowanie “split payment” – przynajmniej na razie – będzie dobrowolne. Jak to działa? Załóżmy, że firma A sprzedaje firmie B usługę za 1 tys. zł plus 23 proc. VAT. Kwota netto (1 tys. zł) trafi na rachunek bieżący firmy, a 230 zł podatku VAT na drugi „rachunek VAT”. Podatnik będzie mógł dysponować środkami na „rachunku VAT” wyłącznie na określone cele, np. do zapłaty podatku VAT. Żeby jednak przelać środki z rachunku VAT na rachunek bieżący, wymagana będzie zgoda naczelnika urzędu skarbowego. Jakie będą korzyści dla firmy? Np. skrócenie do 25 dni zwrotu przez urząd skarbowy na rachunek VAT nadwyżki VAT. Wobec firmy stosującej „split payment” urząd skarbowy może też odstąpić od kar przewidzianych w ustawie o VAT.
Ciąg dalszy uszczelniania VAT. System STIR
System STIR to narzędzie zwiększające wykrywalność przestępstw polegających na wyłudzaniu podatku VAT oraz wystawianiu pustych faktur.
Ma służyć analizie ryzyka wykorzystania banków i spółdzielczych kas oszczędnościowych do popełnienia przestępstw skarbowych. Innymi słowy, system ten będzie odpowiedzialny za przetwarzanie danych i przekazywanie informacji i możliwych zagrożeniach do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych oraz do systemów teleinformatycznych banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych. STIR ma też pośredniczyć w przekazywaniu danych pomiędzy szefem KAS a instytucjami finansowymi. Co to oznacza dla banków? Te wraz ze spółdzielczymi kasami oszczędnościowymi będą zobligowane do przekazywania do STIR niektórych danych, w tym także tych stanowiących tajemnicę bankową lub tajemnicę zawodową SKOK – w celu ustalenia wskaźnika ryzyka.
Środek trwały do 10 tys. zł jednorazowo w koszty
Od nowego roku limit wartości środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatków na nabycie tych środków lub wartości do kosztów uzyskania przychodów zostanie podwyższony z obecnych 3500 zł do 10 000 zł. Stosowne zmiany w ustawie o PIT, a także w ustawie o CIT, wprowadza tzw. duża nowelizacja ustaw o podatkach dochodowych. Nowy limit będzie mieć zastosowanie do składników majątku przyjętych do używania po dniu 31 grudnia 2017 r.
Dotychczas obowiązujący limit umożliwiający bezpośrednie zaliczenie wydatku na nabycie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do kosztów uzyskania przychodów wynosił 3.500 zł i nie był aktualizowany od kilkunastu lat. Jednocześnie w tym czasie skumulowana inflacja wyniosła ok. 42%. Podwyższenie ww. kwoty do wysokości 10 000 zł, tj. powyżej czynnika inflacji, ma stanowić formę dodatkowej zachęty do zwiększenia wydatków inwestycyjnych, która w głównym stopniu powinna oddziaływać na mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa.
Wyższy limit umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatków na nabycie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych do kosztów będzie miał znaczenie również przy obowiązkowym przekwalifikowaniu składnika majątku do środków trwałych, uznaniu środka trwałego za ulepszony czy określaniu limitu jednorazowej amortyzacji.
Masz kasę fiskalną, akceptuj karty
Prawdopodobnie w 2018 r. przedsiębiorcy posiadający kasę fiskalną będą musieli zaoferować klientom przynajmniej jedną formę płatności bezgotówkowej. Może to być karta płatnicza, płatnicza aplikacja mobilna albo przelew bankowy. W grudniu zakończyły się konsultacje społeczne projektu „zmiany niektórych ustaw w związku z rozwojem płatności elektronicznych”.
Resort finansów szacuje, że ten obowiązek obejmie 410 tys. firm, z czego dziś niespełna połowa nie ma terminalu płatniczego. Oznacza to, że ustawa z dnia na dzień podwoiłaby liczbę firm akceptujących karty (na koniec drugiego kwartału 2017 r. było ich niespełna 250 tys.). Jednak firmy będą mogły skorzystać z dofinansowania w ramach projektu „Polska bezgotówkowa”. Zakłada on, że przez rok przedsiębiorca nie będzie płacił prowizji kartowych oraz nie zapłaci za korzystanie z terminalu płatniczego. O rok natomiast odłożono obowiązek posiadania kasy fiskalnej online przez wybrane grupy przedsiębiorców. Taka kasa w czasie rzeczywistym lub z określoną częstotliwością ma przekazywać dane o transakcjach bezpośrednio z punktu handlowo-usługowego do Centralnego Repozytorium Kas. Dopiero od 1 stycznia 2019 r. takie kasy będą musiały posiadać warsztaty motoryzacyjne i wulkanizacyjne oraz sprzedawcy paliw.
Niezapłacona faktura w koszty
Od ponad dekady obowiązuje ulga na złe długi w VAT. Firma, której nie zapłacono za towar lub usługę, może odzyskać zapłacony podatek VAT, jeśli od daty płatności minęło 150 dni. Od nowego roku ten termin skróci się do 120 dni. Podobna zasada będzie też obowiązywać w podatkach PIT i CIT. Dzisiaj jest tak: firma wystawia fakturę za wykonaną usługę. To dla niej przychód, a więc musi od niego zapłacić podatek. Nawet jeśli kontrahent za usługę nie zapłacił. Być może w 2018 r. to się zmieni (ustawa nie trafiła jeszcze do Sejmu). Po upływie 120 dni od daty płatności niezapłaconą fakturę przedsiębiorca będzie mógł odjąć od przychodów, czyli pomniejszyć podatek. Z kolei dłużnik po upływie tego czasu będzie musiał doliczyć kwotę, której nie zapłacił, do swojego przychodu, czyli zapłaci wyższy podatek.