Obsługa techniczna konferencji hybrydowej – zapytanie ofertowe

Szanowni Państwo

Poniżej zamieszczamy  zaproszenie do składania oferty na obsługę techniczną konferencji hybrydowej:

Miasto Łomża z siedzibą Urząd Miejski w Łomży, ul. Stary Rynek 14 zaprasza do złożenia oferty na : „Obsługę techniczną konferencji hybrydowej  pn.„Finansowanie biznesu w dobie pandemii”.

Konferencja odbędzie się w dniu 29 października 2020 r. stacjonarnie w nowooddanej do użytku po remoncie Hali Kultury na placu Stary Rynek 14 w Łomży oraz on-line.

Podczas 2-godzinnej konferencji przewidziane są:

  • wystąpienia w miejscu wydarzenia oraz on-line
  • prezentacje w miejscu wydarzenia oraz on-line
  • debata w miejscu wydarzenia z udziałem uczestników on-line

Przewidywana liczba uczestników stacjonarnych i on-line około 200 osób. Ilość wystąpień, prezentacji i uczestników debaty on-line będzie uzależniona od sytuacji epidemiologicznej, jednak nie będzie większa niż 5 osób jednocześnie.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

  • zapewnienie internetowej transmisji obrazu i dźwięku z sali na której odbywa się konferencja
  • zapewnienie dwóch kamer i nagrywania obrazu
  • zapewnienie streamowania obrazu i dźwięku z przebiegu wydarzenia w sali do internetu w czasie rzeczywistym
  • zapewnienie czynnego udziału uczestnikom konferencji on-line poprzez obserwowanie, słuchanie, zadawanie pytań do konkretnych prelegentów w czasie rzeczywistym
  • zapewnienie terminowego włączania się w bieg wydarzenia prelegentów on-line i wyświetlanie na ekranie w sali
  • zapewnienie techniczne udziału uczestników debaty on-line i wyświetlanie na ekranie w sali
  • zapewnienie płynnego wyświetlania prezentacji/ grafik/ filmów zgodnie ze scenariuszem
  • zapewnienie płynności i terminowości połączeń on-line zgodnie ze scenariuszem
  • zapewnienie sprawnego i efektywnego sprzętu odpowiadającego za transmisję/streamowanie obrazu, dźwięku oraz możliwość zdalnych połączeń z prelegentami i uczestnikami debaty konferencji on-line oraz jego bieżąca obsługa,
  • przeprowadzenie próby działania sprzętu technicznego pod względem skonfigurowania go z wyposażeniem technicznym Hali Kultury i próby połączenia zdalnego z prelegentami on-line.
  • zapewnienie obecności personelu obsługującego technicznie wydarzenie przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem oraz podczas trwania konferencji
  • zapewnienie ujęć z sali konferencyjnej pokazujących przebudowane wnętrze Hali Kultury
  • zapewnienie dostępności poprzez internet do transmisji z konferencji również po wydarzeniu.

Od Wykonawcy wymaga się doświadczenia, rozumianego jako realizacja kilku podobnych wydarzeń. Informację na temat posiadanego doświadczenia należy dołączyć do oferty.

Termin wykonania zamówienia 29 październik 2020 r.

Zamawiający informuje jednocześnie, że zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

Ofertę należy przekazać drogą elektroniczną, na adres : cop@um.lomza.pl  lub faksem do dnia  24.08.2020 r.  godz. 15.00 wpisując w temacie wiadomości  – Obsługa techniczna konferencji hybrydowej.

Informacji w zakresie zamówienia udziela: Centrum Obsługi Przedsiębiorców Urzędu Miejskiego w Łomży tel. +48 86 2156852, mail: cop@um.lomza.pl.

Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty, jak też do niedokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny.